Tento článok vznikol v súvislosti s novelou zákona o účtovníctve, ktorým prichádza do platnosti od 1.1.2022 možnosť účtovnej jednotky uchovávať účtovné doklady výlučne v elektronickej podobe. Mnoho účtovníkov a účtovných firiem sa v tomto období pýta, ako bezpečne ukladať veľké množstvo dát. Niektoré účtovné kancelárie zápasia s technológiami a hľadajú technické možnosti digitalizácie, zálohovania, práce na diaľku svojich zamestnancov a bezpečného ukladania dát ich klientov.

V tomto článku si rozoberieme možnosti, ktoré sú vhodné pre samostatných účtovníkov i väčšie účtovné spoločnosti. Samozrejme voľba závisí aj od štýlu a spôsobu práce danej firmy, nielen od jej veľkosti. V druhej časti článku si predstavíme konkrétne IT riešenia, ktoré využívajú naši klienti – účtovné firmy.

  1. Verejné cloudy – Google drive, Dropbox, Windows OneDrive
  2. USB kľúče a externé hard disky
  3. NAS – Network Attached Storage
  4. Podporné účtovné softvéry
  5. Privátne cloudy
  6. Vlastné serverové riešenia

1.Verejné cloudy – Google drive, Dropbox, Windows OneDrive

Ak ste samostatný účtovník a už vám napadlo zálohovať svoje dokumenty potrebné k vašej práci na verejné cloudy, mali by ste vedieť, že si takto môžete zarobiť na problém. V prvom rade je potrebné vedieť, že bezplatná verzia týchto programov sa nesmie používať na komerčné účely. Ďalším problémom je umiestnenie citlivých a osobných údajov, s ktorými účtovníci často pracujú, vzhľadom na GDPR nariadenie. Verejné cloudy totiž umiestňujú údaje po celej Európe, ale aj v tretích krajinách. V tomto prípade je nevyhnutné mať vypracovanú GDPR dokumentáciu pre prenos osobných údajov do tretích krajín. Viac o tomto nariadení sa dočítate v tomto článku.

2. USB kľúče, pamäťové karty a externé hard disky

USB klúče na zálohovanie dôležitých údajov rozhodne neodporúčame. Dáta sa z flash pamäte môžu stratiť v priebehu sekundy, k čomu stačí výpadok elektriny alebo pripojenie k infikovanému zariadeniu. Zálohovanie na externé harddisky môže na prvý pohľad vyzerať ideálne, avšak skrýva v sebe rôzne riziká. Najčastejšou príčinou straty dát na USB kľúčoch, pamäťových kartách a HDD však býva ich fyzická strata. Cena externých diskov sa každý rok znižuje, pričom ich kapacita rastie. Výhodou tejto varianty zálohovania je dobrý pomer ceny a kapacity úložiska. Pre bezpečné a dlhodobé zálohovanie dát nemôžeme tento spôsob odporučiť, kvôli zvýšenému riziku poškodenia. Obnova dát z takto poškodeného disku sa môže vyšplhať do astronomických hodnôt.

3. NAS – Network Attached Storage

NAS je v podstate veľmi jednoduché zariadenie s niekoľkými pevnými diskami, na ktoré môžu svoje dáta ukladať všetci používatelia, ktorí majú k tomuto zariadeniu prístup. Profesionálne NAS servery majú v sebe aj niekoľko desiatok pevných diskov spojených dohromady. NAS sa pripája na sieť a funguje ako úložisko dát, ku ktorému máte možnosť sa dostať odkiaľkoľvek. Nevýhodou je zložitosť zálohovania vašich dát. NAS-ko je v prvom rade určené na storage – teda ukladanie bez zálohovania. Kapacita NAS-ka svojim spôsobom nie je obmedzená, môžete si kedykoľvek kúpiť väčší disk. Avšak pri výmene diskov je potrebné dáta si dočasne niekam odložiť, čo môže byť vzhľadom na veľkosť dát v NAS-ku v dnešnej dobe problém.

4. Podporné účtovné softvéry

Účtovné systémy, ktoré sú určené na spracovanie účtovných dokladov, uľahčujú účtovníkom niektoré ich úkony. Dokážu nahrávať , rozpoznávať a predkontovať faktúry a bločky, ale i mnoho iného. Tieto podporné systémy väčšinou spolupracujú s vašimi účtovnými systémami ako sú Pohoda, Omega, či MRP. Majú v sebe funkciu ukladania dát, ku ktorým máte prístup nielen vy, ale i vaši klienti. Každopádne si musíme uvedomiť, že tento podporný účtovný systém je len časťou riešenia uloženia vašich dát. Predstavuje akúsi nadstavbu nad vaším účtovným systémom. K tomu, aby ste mali funkčný celok, potrebujete zabezpečiť zálohovanie účtovných dokumentov v tomto systéme, ako aj zálohu samotného účtovného systému a samozrejme tiež všetkých ostatných firemných či klientských dát. Prečo je zálohovanie účtovného systému skutočne dôležité, si ukážeme na konkrétnom príklade neskôr.

5. Privátne cloudy

V princípe ide o nahrávanie dát na vzdialený počítač, ktorý sa nachádza mimo vašej domácej siete. Najväčšou výhodou je bezpečnosť. Výhodou tejto formy zálohovania je ochrana dát, pričom ich strata je vysoko nepravdepodobná, pretože sú v dátovom centre mnohonásobne zálohované zrkadlením, na niekoľkých rôznych miestach. Zašifrovaný je aj samotný prenos dát na server a spät k vám, takže zachytenie dát treťou stranou je nemožné. Ak pracujete v cloude, pracujete vlastne na vzdialenom počítači, ku ktorému máte prístup odkiaľkoľvek. Toto riešenie je teda vhodné pre účtovníkov alebo účtovné firmy, ktoré potrebujú riešenia pre zálohy, home-office, alebo prácu na diaľku.

6. Vlastné serverové riešenia

Vlastné serverové a zálohovacie riešenie si firma môže vybudovať sama on-site teda v priestoroch firmy. Toto riešenie je vhodnejšie pre veľké spoločnosti. V tomto prípade je potrebné rátať s vysokými zriaďovacími nákladmi, a nutnosťou obnovy servera a diskov po ich životnosti.

digitalizácia účtovníctva

Rozobrali sme si rôzne možnosti ukladania digitalných dát, ich výhody a nevýhody. Povedzme si teraz konkrétne príklady ako to vyzerá v praxi u našich klientov.

Veľmi komfortné riešenie digitalizácie účtovníctva je využitie terminálového servera.

Je to vlastne počítač, ktorý beží mimo spoločnosti so spoľahlivým pripojením do internetovej siete a duálnym zálohovaním elektrickej siete. Na tento počítač sa užívateľ pripojí pomocou šifrovaného VPN spojenia. Nároky na toto pripojenie sú tak nízke, že to zvládne aj bežné mobilné pripojenie. Všetok potrebný pracovný výkon dodáva vzdialený počítač „server“. Na server sú nainštalované účtovné a ostatné obslužné programy, ktoré užívatelia potrebujú. Každopádne server ako taký disponuje výkonom, ktorý by ste v bežnom kancelárskom počítači márne hľadali. S obľubou používame vysvetlenie, že ak sa vám váš počítač pokazí, jednoducho ho vymeníte za nový a do pár minút pokračujete ďalej v práci tam, kde ste skončili.

Ďalšia samostatná vec je zálohovanie klientských systémov. Robustné serverové riešenie beží na pozadí a nie je závislé od žiadneho užívateľa a jeho vôle k spusteniu zálohovania po ukončení programu. Všetko funguje plne automaticky s notifikáciou akéhokoľvek problému. V bežnom základnom balíku máme zálohovanie jeden krát denne a zálohy sa odkladajú po dobu siedmych dní. Takisto sa dá zálohovať týždenne s uložením záloh po dobu 5 týždňov. Všetko záleží od potrieb klienta. V našej praxi máme aj prípad, kde klient požaduje uloženie mesačných záloh na 5 rokov.

Komplexná záloha umožňuje obnovu kompletného servera vrátane operačného systému do pár hodín. Dovoľuje však aj obnovu samostatných súborov z akejkoľvek zálohy. To znamená, že ak niekto náhodne odmazal dáta v jednej účtovnej jednotke a príde na to o niekoľko dní, pričom mu však v ostatných účtovných jednotkách pribudli nové dáta, má v podstate dve možnosti. Buď obnoviť kompletný server, teda má späť zmazané údaje, (príde však o všetko, čo od daného momentu v systéme spravil), alebo obnoviť iba danú účtovnú jednotku kde došlo k výmazu.

Nespornou výhodou cloudového riešenia je prístupnosť.

Serveru je totiž úplne jedno odkiaľ sa k nemu pripájate, pokiaľ splníte podmienky správneho overenia. K overeniu potrebujete klientský certifikát, správne meno a heslo a dokážete sa pripojiť z domu, služobnej cesty, či z dovolenky. Naši klienti využívali tento spôsob práce pred nástupom pandémie a nevedeli si vynachváliť jednoduchosť a plynulosť prechodu na home office svojich zamestnancov.

Zhrňme si výhody tohto technického riešenia:

  • Nepotrebujete vlastný server, pracovné stanice nemusíte meniť za modernejšie a výkonnejšie. Odpadajú vám investície do kúpy nových serverov a počítačov po ich životnosti.
  • K práci sa pripojíte odkiaľkoľvek prostredníctvom internetu, napríklad z domu, či od vášho klienta. Svoj účtovný systém máte vždy poruke.
  • Celá záloha dát sa bezpečne ukladá. Sami si určíte ako často chcete zálohovať a po akú dobu zálohy odkladať.
  • Zálohy sú uložené v datacentrách na území SR s bezpečnostnými štandardami na úrovni ISO štandardizácií a v súlade s GDPR nariadením.

V ďalšej časti vám ukážeme 3 konkrétne prípady, kedy moderné technológie a digitalizácia účtovnej firmy klientom „zachránila kožu“.

  1. Zamestnanec nášho klienta, nedopatrením zmazal doklady v účtovnom systéme. Požiadal o pomoc na podpore, kde dodávateľ účtovného systému nevedomky pri obnove dát použil nesprávnu zálohu. Došlo ku strate dát v účtovníctve za posledné 4 mesiace. Vďaka tomu, že nášmu klientovi zabezpečujeme každodennú zálohu dát v cloude sme mu vedeli pomôcť obnoviť správnu zálohu do 30 minút.
  2. Náš klient sa nám na začiatku pandémie Covid-19 ozval s urgentnou požiadavkou na nastavenie práce na diaľku pre všetkých zamentnancov kvôli nariadenému uzavretiu ich kancelárií. Po nastavení pracovných staníc na vzdialenú plochu mohli zamestnanci fungovať ako za bežných podmienok s viaccerými výhodami:
  • každá používateľská plocha sa každý deň zálohuje,
  • všetky systémy fungujú na cloudových serveroch – používatelia si nemusia domov brať firemné desktopy,
  • pri väčšom potrebnom výkone sme klientovi nastavili výkon podľa požiadaviek – klient nepotrebuje výkonný on-site server,
  • stabilná konektivita – v prípade výpadku pripojenia u vás doma, ostatní používatelia môžu ďalej pracovať.

3. Klientovi na služobnej ceste odcudzili notebook, avšak napriek tomu neprišiel o všetky svoje dáta. Na mieste si kúpil nový notebook a vzdialene pripojil nášho technika, ktorý mu nainštaloval pripojenie na cloud. Klient pokračoval v práci tam, kde skončil bez straty dát a zbytočných stresov. 

Veríme, že sme vám ozrejmili možnosti ako zmodernizovať vašu účtovnú firmu, uchovávať dáta tak, aby boli dostupné a taktiež bezpečne zálohované. V prípade, že neviete, ktoré technológie by boli vhodné pre vás a vašu firmu nám neváhajte napísať.

autor článku: Stanislav Křížek